E-Rechnung erstellen und anschauen mit kostenlosen Tools
Grundlage der neuen E-Rechnung
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist per Definition des Gesetzgebers eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung im PDF-Format sowie andere nicht nach der genannten Norm strukturierte Formate wie beispielsweise “.jpeg”, “.docx” eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung, erfüllen aber nicht die Anforderungen an die automatisierte Weiterverarbeitung. Das strukturierte elektronische Daten-Format muss also verbindlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden die Formatanforderungen aktuell zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.
Was ist verpflichtend ab 2025
Für im Inland steuerbare Umsätze ist der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen. Die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Jedoch wurden, aufgrund des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen, vom Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen. D.h. Unternehmen müssen E-Rechnungen ab 01.01.2025 akzeptieren und verarbeiten können. Für die Rechnungsausstellung gilt: 2025 und 2026 können Rechnungen übergangsweise noch im PDF-Format ausgestellt werden. Ab 01.01.2027 wird dann die Ausstellung als E-Rechnung für alle Unternehmen verpflichtend.
Einfache Lösungen zur Verarbeitung von E-Rechnungen
Für alle die zunächst einmal nur die Funktion eines E-Rechnungs-Viewers benötigen empfehle ich die kostenfreie Open-Source-Software Quba. Der kostenlose Viewer ermöglicht die Darstellung der E-Rechnung und beinhaltet auch das Validieren. Sie können den Viewer kostenlos auf der Website des Anbieters herunterladen.
Eine kostenfreie Lösung für die Erstellung von E-Rechnungen ermöglicht z.B. das Tool von Spiketime: https://www.spiketime.de/erechnung-kostenlos-erstellen?mode=upload
Die beiden genannten kostenlosen Tools sind Standalone-Lösungen, ohne Schnittstellen zu Buchführungs- oder Steuer-Software. Für den Einstieg oder die Übergangsphanse sind diese jedoch für kleinere Firmen und Selbstständige eine schnell nutzbare und einfache Lösung.
Wer für seine Buchführung und Rechnungslegung bereits eine kommerzielle Software-Lösung einsetzt, kann damit in der Regel auch das neue Format der E-Rechnungen verarbeiten. Wer noch auf der Suche nach einer geeigneten Software ist, findet eine Übersicht auf der Website der IHK München – Oberbayern.
Einen guten Start in ein erfolgreiches neues Jahr 2025 wünscht
Heiko Attinger