Digitale Prozesse und Automatisierung von Workflows zur Effizienzsteigerung
Für eine gelungene Workflow-Automatisierung z.B. im Bereich der Personalgewinnung müssen zuerst die exakten Prozesse analysiert und definiert werden. In diesem Kontext sollten möglichst auch die kritischen Stellen im Recruitingprozess bestimmt werden. Mit Hilfe von Automatisierungs-Software können dann die vorher manuellen Tätigkeiten mittels „Digital Worker“ automatisiert werden.
Der Digital Worker bekommt dafür exakte Vorgaben und Definitionen und kann an geeigneten Stellen auch durch KI unterstützt werden.
Es gibt viele Aufgabengebiete innherhalb eines Unternehmens, in denen die Workflow-Automatisierung gewinnbringend eingesetzt werden kann. Gut Erfahrungen konnten wir bereits im Bereich der Personalgewinnung sammeln.
Workflow-Automatisierung
Mit einer Workflow-Automatisierung können Prozesse, die immer den gleichen Ablauf haben, ressourcenschonend abgearbeitet werden. Dabei werden ggf. unterschiedliche Systeme verknüpft und Mitarbeiter von langweiligen repetitiven Aufgaben befreit. Gleichzeitig werden die definierten und vorgegebenen Standards eingehalten. Das part Zeit, unterstützt die Entscheidungsfindung, steigert die Effizienz und reduziert zusätzlich die Fehleranfälligkeit.
Automatisierungssoftware
Mittels spezieller Automatisierungssoftware wie z.B. n8n können repetitive, regelbasierte Aufgaben automatisiert werden. Sie ermöglicht es die vorab definierten Geschäftsprozesse als „Workflows“ digital abzubilden und dann automatisiert abzuarbeiten. Gerne beraten wir Sie bei der Auswahl geeigneter Software. Bei Interesse nehmen Sie gerne Kontakt auf.
Voraussetzungen für den Erfolg
Die Grundlage für eine effektive Automatisierung bildet die exakte Definition der vorhandenen Prozesse. Einheitliche und valide Datenstrukturen sind eine weitere Voraussetzung für eine gelungene Automatisierung Ihrer Prozesse.
Schritt für Schritt zur Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe
- Definieren Sie die Prozesse, bei denen Sie das größte Potential für Effizienzsteigerungen durch Automatisierung erkennen.
- Holen Sie sich die Erfahrung und das Wissen Ihrer Mitarbeiter. Wie laufen die Prozesse bisher, wo sind Schwachstellen, wo können Probleme auftreten? Wie ist die Zusammenarbeit im Team organisiert?
- Digitale Workflows erstellen. Nutzen Sie ein Automatisierungs-Tool wie n8n und erstellen darin Ihre Workflows. Dies erfordert sehr viel Spezialkenntnisse, weshalb Sie sich ggf. externe Hilfe holen sollten. Das dbha:designstudio berät und unterstützt Sie gerne auf Ihrem Weg.
- Testen, überwachen und optimieren der Abläufe. Die Automatisierung von Workflows erfordert ein Step-by-Step vorgehen, wobei die Prozesse jeweils ausführlich getestet werden müssen. Nach der Integration in die Arbeitsumgebung ist in der Anfangsphase die Überwachung der Prozesse sowie die Optimierung auf Basis von Mitarbeiterfeedback entscheidend für den Erfolg.
Workflow-Automatisierung im Recruiting
Besonders im Recruiting fallen viele repetitive Aufgaben an, die oft wertvolle Zeit beanspruchen. Diese Ressourcen können evtl. an anderen Stellen effektiver eingesetzt werden. Davon mal abgesehen ist die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitern begrenzt. Ein Digital Worker hingegen braucht keine Pausen und ist jederzeit einsatzbereit.
1 – Recruiting neuer Talente
Die Aufgaben rund um die Gewinnung neuer Talente sind immer die gleichen und die Prozesse klar definiert. Eine Automatisierung kann hier zu deutlicher Zeiteinsparung führen. Verschiedene Aufgaben können automatisiert werden, z.B. die Überprüfung der Daten und Dokumente bei Bewerbungseingang, die Datenübernahme in ein CRM oder auch das automatisches Versenden von E-Mail-Antworten mit Nachfragen zu fehlenden Dokumenten o.ä.. Dem Personalbearbeiter wird eine schnelle Prüfung und Sichtung der Bewerber ermöglicht und er kann Schritt für Schritt im Recruiting Prozess unterstützt werden.
2 – Onboarding von Mitarbeitern
Hier gibt es viele wiederkehrende Aufgaben, wobei die manuelle Eingabe von Daten neuer Mitarbeiter in das System der Personalabteilung durch die digitale Erfassung des Bewerbers vollautomatisiert abläuft. Am Ende steht lediglich die Überprüfung / Kontrolle durch einen Menschen. Die Workflow-Automatisierung ermöglicht so einen einheitlichen und präzisen Onboarding-Prozess. Außerdem kann sie den Mitarbeitern Ihrer Personalabteilung unter die Arme greifen, wenn vor Dienstantritt noch spezielle Formulare und Compliance-Dokumente an Mitarbeiter gesendet werden müssen.
3 – Verträge / Rechnungen
Das Thema Verträge und Rechnungen bietet in Unternehmen ebenfalls viel Potential für eine Effizienzsteigerung, wenn es hier einheitliche Standards gibt. Mit Software zur Workflow-Automatisierung können Sie z.B. einen Prozess einrichten, bei dem nach jeder abgeschlossenen Transaktion direkt in Ihrem System automatisch ein Vertrag bzw. eine Rechnung angezeigt wird. Auf diese Weise können Sie sogar wiederkehrende Rechnungen automatisieren, wodurch diese jedes Mal rechtzeitig und mit dem richtigen Betrag an einen Kunden gesendet werden.
4 – Kundensupport
Mit Automatisierungen können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden zu jeder Tages- und Nachtzeit sofort Unterstützung erhalten. Wenn ein Kunde eine dringende Frage hat oder ein Problem, das er schnell lösen möchte, kann in der Workflow-Automatisierung ein Chatbot eingerichtet werden, der ihn unterstützt und auf der Grundlage seiner gewählten Themen durch ein Chat-Gespräch führt. Automatisierung kann aber auch für detaillierte Aufzeichnungen dieser Interaktionen und für Kundenfeedback jeglicher Art eingesetzt werden.
5 – Teamarbeit
Mittels professioneller Workflow-Automatisierung können Aufgaben von verschiedenen Mitarbeitern im Team erledigt werden. Durch die Festlegung von Zeiten für einzelnen Aufgaben im Prozess behalten Sie den Überblick und sehen immer den aktuellen Stand. Bei erkennbarem Verzug können Sie reagieren und sicherstellen, dass wichtige Aufgaben fristgerecht abgeschlossen werden. Die Workflow-Automatisierung bietet somit hilfreiche Unterstützung für das Zeitmanagement und kann automatisch To-do-Listen generieren.
Fazit: Die Workflow-Automatisierung bietet großes Potenzial nicht nur im Bereich der Personalgewinnung. Überall wo repetitive Arbeitsabläufe in hoher Anzahl auftreten, kann der Einsatz von Automatisierungssoftware die Abläufe stark beschleunigen, Fehler reduzieren und die Einhaltung der Standards gewährleisten. Darüber hinaus werden Mitarbeiter entlastet und können sich auf produktive Arbeiten fokussieren.
Wenn Sie erfahren wollen, wie auch Sie die Automatisierung von digitalen Prozessen gewinnbringend einsetzen können, nehmen Sie gerne Kontakt auf.